Automatisering is overal om je heen. Je meldt je aan voor een sportles en ziet direct hoeveel plekken er nog vrij zijn. Of je scant een QR-code, plaatst je bestelling en een paar minuten later komt je cappuccino eraan. In de kinderopvang wordt automatisering ook steeds belangrijker. Denk aan de iPad op de groep, die 10 jaar geleden ‘not done’ was en die nu niet meer weg te denken is. Want met een paar klikken delen we informatie met ouders en het hoofdkantoor. Automatisering is dé manier om processen efficiënter in te richten. Zo verlaag je de werkdruk én blijft er capaciteit en budget over om de kwaliteit van de dienstverlening te verbeteren.  
 
Automatiseren is iets anders dan digitaliseren, waarbij je papierwerk naar een systeem verplaatst. Bij automatisering verwerkt het systeem een deel van het proces. Hierdoor hoef je bepaalde taken niet meer te doen en kun je meer werkzaamheden en taken in dezelfde tijd doen. De kindplanning vormt een mooi voorbeeld. We maken de complexe puzzel nog altijd zelf, maar kunnen deze arbeidsintensieve taak ook door specifieke software voor automatisering laten uitvoeren. De software houdt rekening met meerdere voorwaarden, combineert ze met elkaar en dat zelfs over de periode van 4 jaar of langer. Daar kan ook de allerbeste planningsmedewerker, hoe graag je misschien zou willen, niet tegenop.
 
Direct inzicht
Een geautomatiseerde kindplanning zorgt voor een optimale bezetting op basis van voorwaarden die een organisatie belangrijk vindt. Zeker in de tijd van volle groepen en lange wachtlijsten, waarin het soms moeilijk is de ouder een plaats aan te bieden kan automatisering een uitkomst zijn. Als je nóg efficiënter wil werken, dan kun je de software in de toekomst zelfs koppelen aan je website. Wanneer ouders het aanmeldformulier voor hun kind invullen, krijgen ze direct inzicht in de beschikbaarheid en kunnen zelfs direct de overeenkomst digitaal ondertekenen. Hierdoor weten ze waar ze aan toe zijn, wat veel vragen en dus tijd scheelt. Natuurlijk blijft er ruimte voor uitzonderingen. In een bijzondere situatie, zoals crisisopvang of een kindje wat extra (medische) zorg nodig heeft, kun je als medewerker handmatig een plaatsing regelen. Uiteindelijk is het de planner die bepaalt.
 
Waarde toevoegen
Van boodschappen scannen tot jezelf digitaal aanmelden bij het ziekenhuis, dankzij geautomatiseerde processen doen we tegenwoordig steeds meer zelf. Dit brengt verwachtingen met zich mee, zeker van de nieuwe generatie ouders. Generatie Z is kritisch en wil snel vooruit. Bij signaleringen van verouderde patronen of processen haken ze af. We kunnen dit zien als een bedreiging, maar ook als een uitdaging. Door processen te automatiseren, bedienen we generatie Z op een moderne manier: ze hoeven niet meer te bellen of te mailen en te wachten op een reactie, maar regelen in een paar klikken de opvang die ze nodig hebben. Zo voeg je waarde toe. Voor ouders, voor hun kinderen én voor je eigen organisatie.