Melding aanmaken voor Support
Als je geen antwoord op je vraag hebt kunnen vinden via het Klantportaal, dan is een melding aanmaken in veel gevallen de beste manier om antwoord te krijgen op je vraag of een oplossing te krijgen voor een probleem. Maar wat maakt een melding nou efficiënt? Om een efficiënte melding aan te maken zijn een aantal zaken belangrijk.
Maak een melding aan via het Klantportaal: help.kidskonnect.nl. Hier kun je ook een overzicht vinden van al je eerdere meldingen en hun status. Bij het aanmaken (indienen) van een nieuwe melding word je gevraagd een aantal velden in te vullen. Op basis hiervan wordt automatisch de urgentie van een melding bepaald voor onze medewerkers en kunnen wij de juiste stappen nemen.
Melding onderwerp
Door een duidelijk onderwerp aan te maken is het voor onze supportmedewerkers gemakkelijker om aan de hand van ons meldingen-overzicht al een keus te maken wie welke melding gaat oppakken op basis van zijn of haar expertise. Geef bijvoorbeeld aan om welke module het gaat. Heb je een probleem met youKO, gaat het om de personeelsmodule, facturatie, KVS of heb je juist een probleem met de kindplanning?
Melding Inhoud/informatie
Welke informatie is belangrijk voor een supportmedewerker? Denk hierbij aan:
Onderstaande gegevens hebben wij nodig per genoemd onderwerp:
En lever daarnaast ook de gegevens aan zodat wij weten waar het precies over gaat, zoals:
✅ Plaatsingsnummer
✅ Debiteurnummer
✅ Aanvraagnummer
✅ info kind (voornaam en evt kindnummer)
✅ Factuurnummer (igv facturatie)
✅ Koppelingsnummer (igv koppelingen)
✅ Naam Gastouder (igv GOB)
Bovenstaande gegevens hebben wij ook nodig wanneer een functioneel beheerder, applicatiebeheerder of key-user een complexe vraag heeft. Als bovenstaande gegevens al gemeld zijn in je melding, is bellen dus niet meer nodig.
Melding onderwerp
Door een duidelijk onderwerp aan te maken is het voor onze supportmedewerkers gemakkelijker om aan de hand van ons meldingen-overzicht al een keus te maken wie welke melding gaat oppakken op basis van zijn of haar expertise. Geef bijvoorbeeld aan om welke module het gaat. Heb je een probleem met youKO, gaat het om de personeelsmodule, facturatie, KVS of heb je juist een probleem met de kindplanning?
Melding Inhoud/informatie
Welke informatie is belangrijk voor een supportmedewerker? Denk hierbij aan:
- Waar doet het probleem zich precies voor?
- Bij welke gebruiker(s) doet het probleem zich voor?
- Is dit probleem verstorend voor meerdere collega’s en/of ouders?
- Kun je het probleem voor ons zichtbaar maken d.m.v. een screenshot of video?
- Welke stappen zijn al ondernomen om zelf een oorzaak/oplossing te vinden?
- Wat is je concrete vraag nu voor ons, oftewel: hoe kunnen we je helpen?
Onderstaande gegevens hebben wij nodig per genoemd onderwerp:
En lever daarnaast ook de gegevens aan zodat wij weten waar het precies over gaat, zoals:
✅ Plaatsingsnummer
✅ Debiteurnummer
✅ Aanvraagnummer
✅ info kind (voornaam en evt kindnummer)
✅ Factuurnummer (igv facturatie)
✅ Koppelingsnummer (igv koppelingen)
✅ Naam Gastouder (igv GOB)
Bovenstaande gegevens hebben wij ook nodig wanneer een functioneel beheerder, applicatiebeheerder of key-user een complexe vraag heeft. Als bovenstaande gegevens al gemeld zijn in je melding, is bellen dus niet meer nodig.
Welke gegevens mogen niet gedeeld worden in een melding?
Het ontvangen overbodige of zelfs privacygevoelige informatie (zoals namen, geboortedatums, foto’s, adressen, BSN gegevens enz.) is voor ons niet wenselijk en in strijd met de AVG.Als je een ouder of kind wilt benoemen stuur ons dan het Debiteurnummer (in het geval je vraag over Flexkids gaat) of stuur ons een Parent-ID of Child-ID (als je vraag over Konnect gaat) in plaats van ons de volledige naam te sturen.
Als je een screenshot meestuurt, zorg dan dat alle niet-relevante gegevens onleesbaar gemaakt zijn.
Wat kunnen wij niet aan de hand van een melding?
Wij zullen op basis van een melding nooit de rechten/bevoegdheden van medewerkers aanpassen, nieuwe accounts voor medewerkers aanmaken of andere aanpassingen doen die de veiligheid van de organisatie kunnen schaden. Ook verstrekken wij geen gegevens over KidsKonnect-medewerkers waarnaar via Support wordt gevraagd. In het geval van FlexKids vraag je een gebruikersaccount en een wachtwoord reset van FlexKids online wel aan via een melding.
Ook kunnen wij geen (gast)ouders inhoudelijk helpen. Per organisatie zijn er verschillende afspraken gemaakt met hún klanten: de ouders en gastouders. Wij zullen hen daarom altijd verwijzen naar hun (opvang)organisatie.
